سیستم اتوماسیون اداری

مشخصات نرم افزار اتوماسیون اداری:

• اتوماسیون تحت وب

• پشتیبانی از پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE)

• امکان ارسال الکترونیکی مکاتبات و پيوستها از طریق پست الکترونیک (Email)

• امکان ارسال پیامک هنگام ورود یک نامه در کارتابل فرد

• سیستم هشدار دهنده برای اعلام نامه­های دریافتی

• تعريف چارت سازمانی و تشخيص خودکار روابط مجاز مكاتباتي بر اساس چارت سازماني

• امکان انتصاب سمتهاي مختلف به يک کاربر و ایجاد خودکار کارتابل برای هر سمت

• انتقال کارتابل بصورت اتوماتیک با تغيير سمت افراد در چارت

• تعريف دبيرخانه­ هاي متعدد برای یک سازمان و امکان اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه علاوه بر یکپارچگی دبیرخانه ­ها

• تعريف گروه­هاي کاري برای ایجاد ارتباط در مکاتبات

• تعریف سمت­های صاحب امضاء و مجاز به مکاتبات صادره

• امکان جستجوی پیشرفته با استفاده از فیلدهای مختلف

• قابلیت نگهداری سابقه پرينت نامه­ های صادره

• انواع کارتابل شامل: کارتابل نامه ­ها، پيام­ها و فرم­ها

• ارتباط با سایر پرسنل از طریق ارسال و دريافت پيام

• امکان ارسال پيام­ها از طریق سرویس پيام کوتاه

• تعريف اولويت مکاتبات اداري (عادي، فوري، آنی)

• تعريف اشخاص حقيقي و حقوقي خارج سازمان

• پشتيبانی از تمامی نسخه­ های نرم افزار Word برای ايجاد و ويرايش مکاتبات

• امکان افزودن و مشاهده انواع فايل پيوست­ (PDF, Picture, Excel, PDF, Word,…)

• درج فکس­های دریافتی از داخل سیستم

• پشتيباني کامل از اسکن و ارتباط با انواع اسکنرها

• امکان انتخاب شماره رزرو قبل از تأييد نامه

• دارای چرخه قبل از تأييد برای ارجاع پيش­نویس مکاتبات

• امکان بازگرداندن نامه از ارجاع قبل از مشاهده نامه

• درج امضاء ديجيتال پس از تأييد مکاتبات

• امکان ویرایش نامه پس از تأييد، به همراه ارجاع خودکار نامه ویرایش شده به فرستنده و گيرندگان

• امکان­ایجاد ارتباط­ بین­نامه­هاي مرتبط(پيرو،بازگشت،پاسخ،عطف)

• امکان تعریف پیگیری کننده نامه

• درج و نمايش پيگيری­های صورت گرفته برای هر نامه

• امکان ارسال و رونوشت یک نامه برای چند گیرنده (تعریف گیرندگان متعدد بصورت اصلی و رونوشت)

• امکان ارجاع­یک نامه­به چندنفر با توضیحات مخصوص هرکدام

• ردیابی نامه­ها و مشاهده چرخه هر نامه و چاپ آن

• آرشیو (پوشه­بندی نامه ­ها)

• خاتمه و يا انتقال همزمان چند نامه به پوشه ­ها

• گردش فرم­های مرخصی و مأموريت شامل ايجاد، تأييد در مراحل مختلف و ارجاع به کارگزیني

• تابلوی اعلانات عمومی و گروهی